【理事長的話-快報366期】

第十屆的自我挑戰-資訊系統化

2023.07.10

        一直以來，荒野的組織文化就與眾不同。我們最大的資產在於諸多無私奉獻的志工以及理念相符的專職、專案人員。更特別的是每一位志工、專職都有著強大的創造力與執行力，不但能獨立規劃、執行自己關心的計畫也能互相配合完成協會的各項推廣業務。這樣的特質並不多見，所以想要建立一套符合荒野人使用的系統就顯得更加困難。過往，協會已經執行過幾次資訊系統優化與重建，但是隨著組織成長，舊版的系統已漸漸無法負擔現有的業務量。因此，決定由秘書處與常理會共同組成專案小組，搭配內控制度的導入，重新規劃一套客製化的資訊系統，預計分成兩個階段完成。第一階段2023年針對目前網站的功能進行改善；第二階段會在協會內控制度建立後配合進行。

        第一階段的目標在於提升志工、會員及一般民眾的網路使用體驗，強化目前網站個人化功能及服務範圍。志工夥伴只要註冊成為網站會員，未來都可以在官網上輕鬆查詢曾經上課的經歷、參與服勤的時間及次數等訊息，協助各志工群組的組長們管理如晉級或人力普查等組內事務。另外，每一位願意參與荒野活動並於官網上註冊的朋友，都是「荒野之友」。荒野之友在完成註冊之後，也可以安心使用各項網站功能：例如收藏活動、報名活動、捐款……等。除此之外，未來各委員會、分會，都有其專屬頁面，可以把各自的規章辦法、活動花絮等資料同步呈現在頁面上。各項活動，從活動的公告開始、工作人員募集、民眾報名、繳費、活動通知及後面活動結束的照片收集，都可以在系統中管理追蹤。以往，荒野的會員很多是從歷次的解說活動、推廣演講中獲得感動而認同協會的理念，進而成為我們的夥伴，這些人都是荒野的重要資產。然而，長期累積的資料往往因為時間的流逝而逐漸散佚。因此，第一階段的系統建置，還有一個重要的附加目標——找回老夥伴。28年間，有很多夥伴因為聯繫方式的改變而失聯。我們希望利用這個機會再做一次的全面性的會員普查，讓更多的會員能回到協會。也藉由聯繫管道的重建，把活動訊息更及時的通知給大家。目前，專職同仁已經開始這項艱難的任務，也期待現役的夥伴們，能夠一起幫助我們完成這項任務。第二階段的系統化任務著重配合內控制度的導入，進行財務管理、核決權限、公文簽核等等，藉此完善內部行政流程，減少人為錯誤、增加組織動能。這一部分內容較為生硬、期程較遠，限於篇幅，在此就先不贅述。

        協會在夥伴們長期的努力之下，不斷成長茁壯，也因此獲得更多的社會資源。如今，社會對協會有更高的期待，我們也有義務回應社會的信任。藉由妥善制度的建立，期待荒野能夠站穩腳步繼續茁壯下去。