【理事長的話-快報365期】

第十屆的自我挑戰──組織優化

 

        我過去在做專案計畫的時候，通常習慣自己先把餅畫到像地球一樣大，然後經過大量討論，逐步刪去不合時宜、太理想化的想法，最後得出一個方案來執行。基於慣性，在2022年初同意接任理事長時，我便開始思考做為荒野即將邁入創會30周年的第十屆幹部，我們應該堅持什麼樣的傳統?又該開創什麼樣的新局?有沒有機會成為國際組織…?等等。許多念頭不斷浮現，一方面想讓社會肯定荒野30年的努力，另一方面也想為未來的30年做好準備。在經過向前輩請益及現役幹部群的討論過後，最終聚攏成「組織優化先行」的想法。期望能在荒野28年的基礎上，再加上一層強化結構，以面對更多的任務與挑戰。於是，我們將優先推動秘書處的『內部控制與稽核制度』，以及全會性的『資訊系統化建置』。

 

        或許有一些夥伴聽到內部控制、稽核等名詞，會覺得不習慣。過往，我們總是強調自律與信任，為什麼突然開始談管控了？我在此必須強調，荒野是一個倡議型的非營利組織，雖然營運目標跟企業不同，但不表示組織管理對我們就不重要。組織在創立初期，大家有共同的崇高目標，也會願意出錢出力以求達到理想，但在衝刺的同時，往往無法將心力放在制度的建立上。然而，協會一路走到現在，人員、業務、收入都成長到相當的規模。面對日益龐雜的行政業務，不論志工、專職或多或少都能感受到總會、分會間、委員會間的往來不甚順暢。一個命令、一份簽核，都有可能在各單位的不同見解下而效率不彰。因此，建立一套流暢日常運作的規範，讓行政流程標準化，減少各單位的溝通成本，才能讓每一個部門成為位置正確的齒輪一起推動會務。內控稽核制度，主要是針對專職端的行政系統，在志工端，還是維持原來的『由下而上、低度管理、高度自律、自動補位』等精神理念。

        

在推動內控制度建立時，我們想優先完成內控九大循環裡跟非營利組織較具關聯性的四項，即薪工循環、資訊循環以及與財務相關的收、支兩項。

        

        荒野一向是以志工為運作主體，強大的志工群組在各自關心的議題中，既能獨力完成企劃，也能推廣執行，為協會創造價值、導入資源。但同時，專職端的成長也已經不可同日而語。隨著組織的壯大，單單就創造收入的角度來看，秘書處早已從過去單純協助行政工作的小幫手，轉變成扛起超過一半收入，同時還要空出手協助行政工作的大掌櫃了。在我的觀點看，志工與專職同時撐起荒野的半邊天，是1+1大於2的合作模式，邁向荒野的目標與夢想。對於專職的工作內容，現實上已經無法再用塞進坑裡就是蘿蔔的管理思維來推動會務。未來每一個部門的專職人員，不論是管理、財務、企劃、棲地守護、環境教育、永續發展或各分會，都必須有符合其職務的專業來完成任務。相對於此，我們就該建立一套妥善的薪資與考勤制度。讓每一位專職夥伴在自己的職涯規劃上，有明確的目標可以參考。一方面留住得來不易的人才，也減少人員流動的成本支出。未來我們對於人員的薪資、晉升、考核、培訓等，都會建立獨立、透明、公平且一致的規範，避免落入人治的狀況，以維繫內部的公平性。

 

接下來要報告「資訊系統化」進度…(未完待續)